タスク管理ツール|電子契約機能について
     
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クリエイトクラウド

電子契約機能について


プロバランス.ホールディングス株式会社(以下「当社」という)は、Create Cloud(以下「本システムという)をお客様に安心してご利用いただく為に、本システム内 契約締結機能(以下「本機能という)についての対応状況を説明しております。なお、実際の保存方法等、税務調査などにおいての事実確認については、所轄の税務署までお問い合わせ、ご確認いただくようお願いいたします。


電子署名法第2条、第3条の電子署名及び電子帳簿保存法の要件を満たした
“クラウド型電子契約機能”です!

  • 1電子契約とは

    電子契約とは、インターネットや電子メールなどの電子的手段を用いて締結される契約のことです。紙の契約書を使用せずに、デジタル形式で契約内容を作成、署名、送信、保管することができます。これにより、契約手続きが迅速かつ効率的になり、時間とコストの節約が可能です。電子署名技術により、契約の信頼性と法的効力が確保されます。多くの企業が在宅勤務やリモートワークの普及に伴い、電子契約を導入しています。

    電子署名法第2条、第3条
    電子署名法第2条では、電子署名の定義が規定されています。電子署名とは、電磁的記録に付された情報であり、本人がその情報を作成したことを示すためのものです。第3条では、電子署名がある電磁的記録が真正なものであることの推定について規定されています。これは、電子署名が技術的に適正な方法で行われた場合、その電子署名が真正なものであると推定されることを意味します。

    詳しくは総務省のホームページをご覧ください。
    電子帳簿保存法
    電子帳簿保存法は、企業や個人が帳簿書類を電子的に保存する際の基準や条件を定めた法律です。この法律に基づき、税務署の承認を受けた場合、紙媒体の帳簿や書類を電子データとして保存することが可能になります。これにより、事務処理の効率化や保存スペースの削減が図れます。電子帳簿保存法は、一定の技術的要件を満たす電子データに対して、紙の書類と同等の法的効力を持たせることを目的としています。

    詳しくは国税庁のホームページをご覧ください。

  • 2真実性・検索性の要件

    電子帳簿保存法の要件では、「真実性の要件」と「検索性の要件」があり、これらを満たす形での保存義務が課されています。

    真実性要件
    • ・タイムスタンプの付与
    • ・訂正、削除履歴の保存
    • ・関係書類の備え付け
    検索性の要件
    • ・帳簿名や年月日、金額などの主要項目での検索機能
    • ・データの相互関連性を保つためのリンク設定

  • 3電子帳簿保存法改正

    電子帳簿保存法の改正により、企業や個人事業主が遵守すべき要件が変更されました。

    保存期間
    電子データでの保存が認められるようになりました。
    保存期間
    保存期間は10年間に延長されました。
    書類の訂正・削除
    訂正・削除履歴の保存が義務化されました。
    タイムスタンプ
    すべての電子データにタイムスタンプの付与が必須になりました。
    検索性の確保
    日付や金額、取引先名での詳細な検索機能が必要になりました。
    関連書類の保存
    関連書類の電子保存が必須になりました。
  • 4会員の管理・保管について

    契約締結機能は、全会員にご利用頂けます。

    【Create Cloud会員の場合】
    1. 相手(A社)から自分(B社)が書類提出を受取り、署名及び締結する。
    2. 自分のアカウント内のA社情報ページ内で文書(契約書)を保管する。
    ※同様に、A社は自分のアカウント内のB社情報ページ内で文書(契約書)を保管します。

    契約締結の操作方法については、下記サポートページをご覧ください。
    販売先と契約締結する方法
    仕入先と契約締結する方法

    契約

    【Create Cloudご解約後の場合】
    契約締結機能は、会員登録およびログイン後にご利用いただける機能です。
    締結後、相手(A社)がCreate Cloudを解約した場合、解約後30日間は、締結履歴及びPDFは保管されます。

    Create Cloudをご解約後(相手が解約含む)は、社内の規程に沿って、管理・保管を行ってください。
    1. 自社サーバー内にPDFをダウンロードの上、保管してください。
    2. 税務署員または弁護士などからの要求時、ファイルの提出ができる様に管理してください。

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